戸籍・住民票等の証明書を郵送で請求する際の手続きについて

• （注意）以下、各項目につきましては、よくあるご質問に基づいて詳細を「2 郵送請求に関するQ＆A」にて記載していますので適宜ご参照ください。
• （注意）税証明のうち、「名寄帳」「住宅家屋証明」「公課証明」「完納証明」「年度途中で所有者変更のあった不動産の評価証明」につきましては、市民課ではなく税務課での取り扱いとなりますのでご注意ください。

1.  申請書（請求書）
   • 戸籍・附票・身分証明
   • 税証明
2.  手数料（定額小為替）
3.  返信用封筒（返信用切手貼付）
4.  本人確認書類の写し

（注意）ご本人以外からの請求の場合は必要に応じて別途添付書類が必要となる場合があります。

上記1）で準備した1.～4.を全てを封筒に入れ、日南市役所へ郵送してください。

【宛先】
〒887－8585 宮崎県日南市中央通一丁目1番地1
日南市役所 市民課 戸籍住民係 宛

• （注意）日南市役所へ届いた封筒を、担当係にて順次開封し、申請内容を確認します。申請内容に問題がなければ、証明書を発行し、返信用封筒にて請求者へ証明書類を返送します。
• （注意）旧町名「宮崎県南那珂郡北郷町」「宮崎県南那珂郡南郷町」は、いずれも日南市です。

申請された書類が返送されたら、必ず書類の内容をご確認ください。 もし届いた書類の見方がわからない等、ご不明点などありましたら、日南市役所市民課戸籍住民係郵便請求担当（直通電話：0987-31-1212）までお問合せください。

1） 顔写真付きの個人番号カード（マイナンバーカード）をお持ちの場合は、コンビニの「マルチコピー機」にて「戸籍証明書交付の利用登録申請」を行っていただければ、平日午前9時～17時15分に限り、全国のコンビニにてご自身の現在戸籍の証明書を発行することが可能となります。お手続きの方法につきましては、下記リンクのページをご参照いただくか、日南市役所市民課戸籍住民係郵便請求担当（直通電話：0987-31-1212）までお問合せください。

2） 戸籍の広域交付の制度が令和6年3月1日に開始しました。制度については、こちらをご覧ください。

 回答．申請書を準備する方法は3つあります。ご都合の良い方法にてご準備ください。

1.  日南市役所ホームページよりダウンロードし印刷する。
    「申請書ダウンロード」は下記リンクのページをご覧ください
2.  お住まいの自治体の市民課等の窓口で書式をもらってくる。
    お住まいの自治体の窓口にて「郵送請求用の書式が必要である」旨をお申し出ください。
3.  請求者ご自身にて白紙（レポート用紙、便せん等でも可）に必要項目を記載する。
    必要項目につきましては、上記1.記載のリンク先にある申請書PDFをご参照ください。

•  証明書の使用目的により証明の内容が変わることがありますので、使用目的は必ず記入してください。なお、日南市では平成21年1月17日に戸籍を電子化し、改製しております。ご請求内容により、電子化前（改製前）の戸籍・附票と電子化後（改製後）の戸籍・附票が必要となる場合があります。
•  申請内容によっては日南市役所にて書類を受領した後、請求者へ電話にて確認をさせていただきますので、必ず日中に連絡がつく電話番号を記入してください。電話番号の記入がないと、連絡ができず証明書を発行できない場合があります。
•  電子メールによる申請はできません。

 回答.手数料につきましては、必要な書類の金額・通数を確認の上、合計金額を原則定額小為替にてご準備ください。

•  定額小為替は、郵便局の貯金の窓口で購入することができます。なお定額小為替は1枚あたり発行手数料が200円かかりますのでご注意ください（例：450円の定額小為替を1枚購入する場合は、郵便局の窓口で支払う額は650円）。
•  定額小為替の表面・裏面には氏名等を記載する欄がありますが、これらは全て空白のままでお送りください。
•  手数料を現金でご準備いただく場合には、申請書類一式を現金書留封筒にてお送りいただく必要がありますのでご留意ください。なお、現金にてお送りいただいた場合であっても、お釣りにつきましては定額小為替にてお返しします。

現在、「金融機関等の相続手続きのために、被相続人（亡くなった方）の出生から死亡までの戸籍を集めている」というお問合せを多数いただいております。このような申請をいただいた場合、申請内容をもとに被相続人に関わる書類を発行させていただきますが、具体的に発行する戸籍が何通に及ぶかについては人それぞれですので、実際に申請書を確認してからでないとわかりません。場合によっては、申請時に同封いただいた定額小為替では手数料が不足する場合もありますので、あらかじめ多めの額を送付していただく（残額は発行した証明書と併せて返送いたします）か、若しくは不足分の定額小為替を追加で送付いただくようご連絡する場合があります。

 回答．封筒の表面に「宛名」と「宛先」（住民票に登録のある最新住所）を記載し、切手を貼り付けた状態で送付してください。

•  切手の額が不足する場合は、受取人払いで送付させていただきますのでご了承ください。
•  郵便で請求いただく場合は、郵便配達の状況等によりお手元に書類が届くまで日数がかかってしまう可能性があるため、日程に余裕をもって請求書等をお送りいただきますようお願いします。また、お急ぎの場合には以下の方法でもお取り扱い可能となっておりますのでご参照ください。

• 速達扱いとする…市役所からの返送について速達扱いを希望する場合には、返信用封筒に速達分の郵便切手を追加で貼付し、封筒の表面に「速達」と朱書きしてください。
• レターパックを使用する…通常の封筒の代わりに、郵便局やコンビニで購入できる「レターパック」をご使用いただくことも可能です。レターパックを使用していただければ、郵便物は速達扱いとなり、なおかつ追跡番号もあらかじめ設定されておりますので、ご自身で日本郵便のホームページから郵便物の送達状況をご確認いただけます。返信用封筒としてレターパックを使用される場合は、申請書類を発送される前に、返信用として使用するレターパックに記載されている追跡番号をお手元にお控えください。なお、レターパックを同封する際には、折り曲げていただいても問題ありません。

 回答．請求者ご本人について確認できる書類の写し（官公庁発行の現住所が確認できるもの）のことです。

 例）

• 運転免許証（裏面に現住所が印字されている場合は両面のコピーが必要）
• マイナンバー（個人番号）カード（表面のみのコピー）
• 健康保険証（裏面に現住所が印字されている場合は両面のコピーが必要） 等

ただし、マイナンバーの通知カード（紙製のもの）等、本人確認書類に該当しないものもありますのでご注意ください。

令和2年10月の健康保険法の改正により、健康保険証のコピーを本人確認書類として使用する場合は、保険者番号と被保険者の記号・番号が見えないように黒塗り（マスキング）をしていただく必要があります。健康保険証のコピーをお送りいただく際には、お手数ですが黒のマジックペン等で該当の箇所を黒塗りの上ご提出ください。

 回答．本人と、実際に書類の請求手続きをされる方との関係によって必要書類が異なります。

また、除籍を申請される場合は、その除籍と申請者の関係がわかる戸籍を添付していただく必要があります（なお、日南市保管の戸籍で関係が確認できる場合は不要です）。

詳細につきましては、市民課戸籍住民係郵便請求担当（直通電話：0987-31-1212）までお問い合わせください。